Dalam hal pengelolaan produk properti masih kerap ditemukan penanganan yang kurang optimal dan tidak efisien khususnya terkait pemeliharaan peralatan pada bangunan, proses keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, hingga aktivitas kesehatan, keselamatan, kerja dan lingkungan (K3L).
Berbagai tantangan ini terjadi bukan hanya pada bangunan apartemen tetapi juga di gedung perkantoran dan bangunan komersial lainnya. Perusahaan riset dan manajemen properti Colliers Indonesia merinci berbagai tantangan yang dihadapi dalam manajemen operasional properti.
Colliers menyebut beberapa tantangan antara lain pelacakan dan pengendalian inventaris, operasional dalam manajemen staf, manajemen akun dan penagihan, penanganan keluhan dan pemeliharaan korektif, pemeliharaan preventif dan manajemen aset, program penghematan energi untuk efisiensi biaya, hingga pelaporan.
Ketergantungan pada pekerjaan manual meningkatkan kebutuhan akan sumber daya administratif untuk menangani berbagai aktivitas. Selain itu, pekerjaan manual juga menyebabkan aktivitas dan ketersediaan informasi menjadi lebih lambat serta berpotensi risiko yang cukup signifikan.
Colliers menyebut penggunaan teknologi mutlak dibutuhkan. Dengan kemajuan teknologi, pengelolaan gedung didorong untuk mengadopsi teknologi yang lebih meluas. Teknologi menjadi sangat penting sebab ketergantungan pada pekerjaan manual dalam merumuskan dan menjalankan strategi tidak akan efektif serta tertinggal dari gedung-gedung yang lain yang sudah lebih dulu terus memperbarui diri sejalan dengan kemajuan zaman.
Sebagai sebuah solusi, teknologi dan sistem properti yang sesuai untuk diterapkan oleh manajemen gedung, antara lain dengan memanfaatkan penggunaan aplikasi penyewa yang memungkinkan pengguna untuk mencari informasi serta mencatat keluhan atau permintaan.
Kemudian menggunakan modul computerized maintenance management system (CMMS), mengadopsi sistem sumber daya manusia berbasis cloud, hingga mengadopsi solusi bisnis berbasis cloud.
Pada akhirnya, digitalisasi informasi dan aktivitas menggunakan solusi digital sangat penting untuk kemajuan di masa depan. Penerapan teknologi properti membantu mengumpulkan informasi dan data secara sistematis sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas.